【不動産管理業務とは】内容や業務フローをプロがわかりやすく解説！

そもそも不動産管理業務にはどのようなものがあると思いますか。
実は管理業務は多岐にわたる為、その区分けは会社によって違いがあり、規模感のある不動産管理会社の場合はグループ会社でそれぞれの業務を行っていることも少なくありません。なので、ここではわかりやすく「賃貸仲介業務」「入居者対応業務」「建物管理業務」に大別してみていきたいと思います。

客付け(空室対策)

賃貸住宅経営での主な収益は、入居者の家賃です。空室が出ると、その分家賃収入が減ってしまいます。また、住んでいた入居者が退去した場合、すぐに新たな入居者が決まるとは限りません。空室の期間をなるべく減らすためにも、客付けは最も重要な不動産管理業務の一つと言えます。

客付けを得意とする不動産管理会社を見つけるには、過去の実績や営業力から見極めると良いでしょう。実績を確認するには、不動産管理会社が公表する「仲介件数」や「入居率」などを確認するのがおすすめです。データで確認することで、数値として成果を確認できます。

広告宣伝活動

「客付け」のためには、基本的には広告宣伝活動が重要といえるでしょう。ホームページやポータルサイト、Web広告などを活用したWeb上の宣伝を中心に、従来の型である紙媒体を使った宣伝まで、多彩なスタイルで広告宣伝活動を行います。

■自社ホームページ
インターネット上で物件を探している人を集客できるのが、不動産ホームページの強みです。以前はチラシなどで集客を行うのが一般的でしたが、現在はWebを利用した集客が中心になりつつあります。その背景として、スマートフォンの普及やIT重説の本格化、コロナの影響で対面を避けた業務遂行が強く推奨されていることなどが挙げられます。

ホームページは、営業担当者に代わり、営業時間外でも情報提供が可能です。ただし、顧客自らが検索してホームページにたどり着かなければならないため、入居者を獲得するまでに時間がかかる場合があります。

■ポータルサイト
ポータルサイトは、検索エンジンから該当のWebページにアクセスするために、様々なコンテンツへのリンクが掲載されているWebサイトです。ポータルサイトで見つけた物件情報のリンクをクリックすると、自社サイトへ誘導することができたり、ポータルサイト経由で問合せを獲得することができます。

■チラシ
インターネットの普及によりWebを利用した集客が広がってきている一方で、費用対効果に見合った反響の得やすさから、不動産業界では依然として紙媒体の広告・チラシのポスティングが行われることもあります。一般的には、チラシ1枚あたり数円～数十円という単価で1世帯あたりにポスティングできます。

後述のWeb広告でも1回数円という低い単価で広告を掲載できますが、チラシは家族などの同世帯に住む人達と情報を共有できるという利点があることから、多くの企業で使用されているようです。低い単価で長くターゲットにアプローチできることが、紙媒体であるチラシのメリットと言えるでしょう。

■Web広告
Web広告には、以下のような様々な種類があります。やはりWeb利用に比例して、これらの施策の重要性も増してきていると言えます。
・GoogleやYahoo!といった検索エンジンの検索結果に表示される「リスティング広告」
・Facebookのニュースフィードに表示させる「Facebook広告」
・特定のWebメディアの広告枠を買い取り、バナーを載せる「バナー広告」
・特定のWebメディアに紹介記事を掲載する「記事広告」

広告を打つことにより、より多くのユーザーに物件を認知させることができます。ただし各施策の効果は限定的かつ流動的な部分もあるので、何から何までするのではなく、費用対効果を考えて行う必要があります。

入居希望者の内見案内対応

入居希望者が内見をする際に、案内対応を行います。内見案内対応では、「接客態度」が重要になります。「態度が悪い」「案内が雑」「無愛想」などでは、入居希望者からの印象も悪くなり、入居を辞退されてしまうことにもなりかねません。

なお、物件を紹介する際には、物件の特徴だけでなく、駅までの距離や所要時間、学校・病院・スーパーなどの周辺情報も提供できると、入居希望者の信頼をより得られるでしょう。

そのため、管理会社を選ぶ際は、入居希望者が安心して部屋・家を決められるような丁寧な接客能力がある会社を選びましょう。

また、最近では、撮影したVR画像をデータ化して入居希望者のスマートフォン・PCに送付することで、遠方からでも内見できる方法も導入されており、新型コロナウイルス感染症の対策や遠方に住んでいる方に有効な方法として利用されています。このように、IT技術を駆使した内見を利用する不動産管理会社は増加しており、管理会社を選ぶ際は、社会情勢に合わせた対応方法を行っているかも確認すると良いでしょう。

賃貸借契約の対応

内見を通して入居希望者の申し込みがされたら、入居審査や契約書の作成、契約の締結を行います。締結までの流れとして、まず、所定の申込書に必要事項を記入してもらい、身分を照明する書類（運転免許証やパスポートなど）を提出してもらいます（※必要書類は、管理会社・物件・オーナー様により異なる場合があります）。

入居申込みを受けたら、次は入居審査です。入居審査は、「該当物件に住んでも問題のない人なのか」を判断する審査のため、きちんと見極められないと家賃の支払いが滞ることや、他の入居者とのトラブルなどが発生する可能性があります。職業や勤務先・収入・連帯保証人の有無・人柄・他の入居者とトラブルを起こす可能性などを考慮し、受け入れの可否を決めましょう。この審査は、管理会社はもちろん、近年では保証会社の審査も並行して行われることが一般的になりつつあります。この審査で問題なしと判断され、オーナー様が入居を認めると、契約書の作成へと移行します。

契約書の主な項目は以下のようなものが挙げられます。
・所在地
・住戸番号
・構造
・間取り
・面積
・設備
・付属設備
・契約期間
・賃料および共益費
・敷金
・支払い期限
・支払い方法
・貸主
・家賃債務保証業者

契約書を作成したら不動産会社の宅地建物取引士が重要事項説明を行います。その説明を受け、入居者が氏名および同居人・住所・保証人などを必要に応じて契約書に記入することで概ね契約の締結となります。契約の締結前に初期費用として、入居者に敷金・礼金・仲介手数料・保証会社に支払う保証料・火災保険料・前払いの家賃1ヶ月分など（契約によって異なります）を支払ってもらいます。また、必要に応じて本人の住民票及び印鑑証明書・連帯保証人（原則親族）の同意書なども提出してもらうことも必要です。これで晴れて契約締結となり、入居者に賃貸住宅の鍵を渡す運びとなります。

定期点検&メンテナンス

建物を定期的に点検し、必要に応じてメンテナンスを行うのも建物管理業務の一つです。定期点検では、廊下や階段、エレベーター、玄関、駐車場などの「共用部分」や、外壁などの「外観」、電気や水道、ガスなどの「設備」などを確認します。

なかでも、非常ベルやスプリンクラー、消火器などの点検は「法定点検」と呼ばれ、期日までに点検を行い、報告することが義務付けられています。これを怠ると、罰則を受ける場合もあるため注意しましょう。また、万が一事故の発生により大きな被害が出た場合、物件の所有者もしくは管理者の責任が問われます。法定点検を行わなかったことによる事故だと判断された場合、不法行為の責任が問われる場合があります。なお、物件によっては、警備員が常駐していたり、監視カメラがあったりすることがあります。その際は、警備会社との連携も求められます。

上記のような「法定点検」以外にも、建物をきれいに維持するためにも、日々の清掃業務なども重要なメンテナンスの一つと言えます。

長期修繕計画の作成

建物の価値や機能を損なわないためには、定期的な点検・メンテナンスだけではなく、事前の調査などにもとづいた、長期的な修繕計画が必要な場合もあるでしょう。建築基準法第8条には、「建築物の所有者、管理者または占有者は、その建物の敷地、構造および建築設備を常時適法な状態に維持するよう努めなければならない」と明示されており、これに従ったものが「長期修繕計画」と言います。

前述したとおり、建物は時間の経過とともに老朽化していきます。直射日光や雨風に何年もさらされ続ければ、鉄筋コンクリート製の物件でも劣化が見られるでしょう。特に、外壁表面の塗料などの劣化を放置していると、コンクリートのひび割れなどが生じることもあり、雨漏れなどにもつながりかねません。そのような事態を未然に防止するためにも、長期修繕計画の作成が必要となる場合があります。

また、国土交通省が作成したマンション標準管理規約コメント第32条には、「長期修繕計画の内容については定期的な見直しをすることが必要である」と記載されており、修繕計画の見直しが推奨されています。経年や工事の実績などに伴い、長期修繕計画に新たな修繕項目が発生したり、工事費などに変動が生じたりするケースもあるため、定期的な修繕計画の見直しを行う必要があるのです。

工事・リフォーム必要時の発注

長期修繕計画によっては、工事・リフォームが必要になることも考えられます。老朽化などで下がってしまった物件の価値を上げるために、工事が必要な箇所を指定し、発注先の業者を選定、実際に工事が施工されるまでのコントロールを行います。
工事やリフォームは、破損個所の修繕だけでなく、空室対策の手段でもあります。ユニットバスをバス・トイレ別の部屋に変えたり、砂利の駐車場をコンクリートに代えたり、壁紙を張り替えたりなど、物件の問題点を洗い出すことで、設備環境を整え、集客力アップも狙えるでしょう。

ここまで、「賃貸管理業務」と「建物管理業務」についてご紹介してきました。この2つの業務のほかにも、オーナー様と関わる業務も存在します。例えば、家賃設定や建物の修繕、広告宣伝方法の選択などは、オーナー様との相談が必要になります。また、賃貸経営にかかわるトラブルが起こった際も、オーナー様に報告しなければなりません。
ここでは、オーナー様と管理会社がどのように関わっているのかをご紹介します。

オーナー様との連携

前述したとおり、入居者の募集を行う際には、家賃などの条件や広告宣伝の方法などをオーナー様と相談して進めることが一般的です。オーナー様の多くは、具体的な提案を管理会社に求めていることが多いと言えます。そのため、管理会社はあらかじめ具体的な内容を提示してくれる傾向にあります。特に、空室リスクに関わるものではオーナー様の損失につながらないように、各管理会社のノウハウに基づき、確実性の高いであろう提案が行われるでしょう。

また、入居希望者から入居の申請があった場合は、オーナー様に閲覧してもらい入居の可否の判断が行われることが多いと言えます。サブリース契約でない限り、不動産管理会社のみの判断で入居者の選定をすることはできません。基本的には、入居審査で問題なく契約に進むことが多いですが、なかには入居に懸念が出る方もいるかもしれません。そのため、管理会社は、客観的事実を踏まえてオーナー様に入居者選定のアドバイスを行うことも少なくありません。

不動産管理会社に管理を依頼すると、オーナー様の仕事は、基本的には毎月の家賃振込の確認のみ行えば事足りることが多いです。不動産管理会社は、回収した家賃をオーナー様に送金することも必要業務の一つといえます。月初めに、回収した家賃や礼金、更新料などの収入から、管理手数料、建て替え費用、広告掲載料などの諸経費を引いた額をオーナー様に送金し、併せて費用の明細・内訳も送付します。こうした明細以外にも、建物の状態についてのマンスリーレポートや、各入居者の家賃支払い結果を一覧にして送付する不動産管理会社もあります。どこまで報告するかは管理会社それぞれで、明確な規定はありません。

なお、経営や管理などの様々な問題から、経営に関して悩んでしまうオーナー様も少なくありません。不動産管理会社は、こうしたオーナー様の相談に乗ることも時にはあるでしょう。オーナー様が経営に悩んでいる際は、問題解決への提案やアドバイスを行うことも管理会社の重要な役割の一つと言えるのではないでしょうか。

では、不動産管理会社を選ぶには、どのようなポイントに注意すれば良いのでしょうか。ここまでご紹介してきた仕事内容も考慮しながら見ていきましょう。

業務内容を確認する

ここまでご紹介してきたように、不動産管理業務の仕事内容は多岐にわたります。また、担当する仕事は、会社によっても異なるため注意が必要です。管理会社とは別に仲介業者も選定するのか、仲介・管理両方を行っている業者を選ぶのか、さらには、不動産経営全般に関するコンサルティングまで行う業者を選ぶのかなど、依頼する前にあらかじめ確認しておきましょう。

入居率が高い・空室がある期間が短い

管理会社を選ぶ際、大切なのは入居率や空室期間について判断するのも重要なポイントの一つです。管理会社が、入居者を安定して獲得できる力があるかどうか見極めましょう。
そのためには、「集客力」を見ることも大切です。オーナー様は「空室」を最も避けたいと考えるのではないでしょうか。したがって、空室期間を短くするべく、集客力のある業者選定は重要と言えます。 例えば、店舗が多い管理会社であれば、広告も多く、集客力に期待ができるでしょう。また、同じ地域で長期間運営している会社であれば、周辺物件の状況や、費用効果の高い広告などを把握しているためおすすめです。

なお、集客力には店舗がある場所も重要です。アクセスしやすい場所に店舗があることで、入居希望者もスタッフも移動がしやすくなります。

担当社員の対応が良い

管理会社と契約を交わすと、担当社員と何度も連絡を取るようになります。担当が親切丁寧な社員であれば、疑問が生じた時などにも気軽に聞くことができるでしょう。
また、入居者トラブルが起こった際にも迅速に対応してくれるようなスタッフがいれば安心です。管理会社のなかには、トラブル対応をすべて任せられる会社もあり、依頼できれば手間もかからずに経営ができるでしょう。

トラブル対策を行っているか確認する方法として、トラブル対応専用のコールセンターなどが設置されているか、過去にトラブルが発生した際の対応事例などを確認すると良いでしょう。

管理物件が多い

管理物件の個数が多ければ多いほどノウハウが蓄積されていると言って良いでしょう。また、物件数が多い分、スタッフの数も多いため早急な対応も期待できます。
また、退去時の補修費用の点でもメリットがある場合もあります。「周辺の物件をまとめて補修」ができれば、スケールメリットで費用が抑えられる場合があります。

この記事では、不動産管理業務について具体的にご紹介しました。オーナー様の大切な不動産を安心して任せられる不動産管理会社を探すためにも、不動産管理業務の範囲・内容についてある程度知っておくと良いでしょう。
不動産管理のご相談は、弊社でも承っています。賃貸経営に関するお悩みや不安など、ぜひお気軽にご相談ください。