物件の自主管理はやばい？デメリットや注意したいトラブルとは

入居者募集やトラブル対応、建物・設備の保守点検が物件管理の主な業務です。なお、物件の管理方法は自主管理と委託管理の2種類ですが、委託管理の方は「一部委託」と「全部委託」に分類できます。自主管理のデメリットを確認する前に、まずはそれぞれの管理方法の概要を把握しておきましょう。

自主管理方式

自主管理とは、管理会社への委託を行わずに、オーナー様や入居者様が自ら物件を管理する方法です。分譲マンションの場合、「建物の区分所有等に関する法律（区分所有法）」に従い管理組合へ加入する必要があります。その管理組合を主体に物件の管理運営を行います。

自主管理で行う業務は家賃の徴収や設備点検など多岐に渡ります。そのため、手間や時間がかかるものの、管理委託の費用は発生しません。自主管理では、下記のような業務をオーナー様や管理組合が行います。

●家賃の徴収と滞納者への督促
●入居者や区分所有者の名簿管理・作成
●トラブルやクレームへの対応
●建物や設備の定期点検
●定期清掃あるいは清掃業者の選定と発注
●建物の修繕計画
●決算などの会計業務

一部委託方式

管理会社に管理を委託する方法のうち、自主管理と後述する全部委託との中間に当てはまるのが一部委託です。分譲マンションであれば、定期清掃や会計業務は管理組合で行い、入居者の募集・管理や設備点検は管理会社に委託するなどが挙げられます。このように、全部ではなく一部の管理業務だけを管理会社へ依頼する方法を指します。

一部委託は管理会社に委託するため、委託費用が発生します。全部委託方式よりも全体の費用は抑えられますが、委託する業務によって費用の金額は異なります。

全部委託方式

物件の管理業務を全て管理会社へ委託するのが全部委託です。管理会社へ委託するため費用は発生しますが、自主管理するよりも管理業務の負担を大きく抑えられます。現在、物件の管理運営では全部委託方式を採用しているケースが多く見られますが、自主管理と委託管理の双方をよく把握し、どちらを採用するか慎重に検討しましょう。

また、分譲マンションの場合、管理会社に委託する際は管理組合で契約を結びます。管理業務を委託しても、建物の管理に関しては管理組合が主体であることは変わりません。

建物を自主管理する物件について「やばい」などと言われているのを見聞きした方もいるでしょう。ネガティブな意見が見られるのは、自主管理には少なからずデメリットやリスクがともなうためです。

実際、自主管理ではノウハウ不足や、組合員が長期で同じ役職を担当せざるを得ない状況が続くといった問題が発生しています。この他に、どういったデメリットがあり「やばい」と言われてしまうのか、自主管理のリスクを確認しておきましょう。

管理組合員が不足しやすい

分譲マンションでは、基本的に管理組合が組織されることは前述した通りです。管理組合には理事会があり、組合員の中から数名が理事会に選出され、理事長や会計担当者を選定し、日常の管理業務が適切に行われているかを確認します。

自主管理を採用する分譲マンションでは、管理業務を行う管理組合の負担が大きく、組合員自体が不足しやすい点がデメリットです。また、近年では入居者の高齢化により、理事会に所属する組合員や全体の管理運営をまとめられる人も減少傾向にあるといえます。

専門知識が不足すると適切な管理が難しい

適切に物件を管理運営するには、不動産に関する専門的な知識が必要です。しかし、管理運営に関わる人が、必ずしも十分な専門知識を持っているとは限りません。

自主管理では、専門知識が不足すると適切な管理運営が難しくなる恐れがあるため、注意が必要です。管理運営が不十分だと、新しい入居者の募集が滞ったり、建物・設備の老朽化が進んでしまったりといった事態が生じる恐れがあります。老朽化が進むと、外壁の崩落や設備の故障などのトラブルも起きやすくなるでしょう。不測の事態が起きても、解決まで時間がかかる場合があります。

管理の手間や負担が大きい

物件の自主管理は、全ての管理業務をオーナー様や管理組合が行わなければなりません。管理会社に管理を委託する方法とは違い、委託費用は抑えられますが、煩雑な管理業務は負担が大きく管理の手間は増えるでしょう。

オーナー様が個人で物件を管理運営する際は、管理業務の負担が1人にかかります。管理組合が主体で管理運営する場合、理事会や組合員で管理業務を分担して行いますが、お互いに協力して管理しなければならず、負担に感じてしまう方もいるでしょう。

適切に管理しないと資産価値が下がる

管理会社の専門知識を持ったスタッフが、管理運営をサポートしてくれる委託管理とは異なり、自主管理は適切な管理運営を完璧に行うのが難しいといえます。管理運営が適切でないと、建物の定期点検や清掃が疎かになってしまい、結果として建物や設備の経年劣化が進んでしまうでしょう。この建物や設備の劣化により、物件の資産価値が下がってしまう恐れがあるのです。

また、適切な管理運営ができないと、建物の外観も経年劣化が進んでしまいます。外観の見栄えが悪化することでも資産価値の低下を招きやすく、新しい入居希望者も集まりにくくなるでしょう。

トラブル対応が適切でないと問題が深刻化するリスクがある

クレームや設備の不具合・故障などのトラブルに対して適切な対応ができないと、問題が深刻化したり、入居者様の不満が蓄積したりする恐れがあります。入居者様からの不満が募ると、引っ越しを検討する方も増え、物件の安定した管理運営が難しくなるでしょう。

また、オーナー様が複数の物件を自主管理するケースも見られます。住まいから遠距離に建つ物件を管理運営している場合、トラブルへの初期対応が遅れることも考えられるため注意が必要です。

自主管理が「やばい」と言われる理由には、先述した通り管理業務の負担が大きいことや、資産価値の低下を招く恐れがあることが挙げられます。さらに、自主管理の物件ではノウハウ不足などから、入居者や建物に関するさまざまなトラブルを引き起こしてしまう可能性があります。

ここでは、自主管理の物件で注意したいトラブルを入居者・建物関連に分けて解説するので、それぞれ押さえておきましょう。

入居者によるトラブル

物件で発生するトラブルの中でも、入居者間で起きる問題は大小さまざまなものがあります。入居者様がトラブルを起こした場合、早期解決ができるように動けないと、他の入居者様からのクレームが発生してしまう恐れがあります。
自主管理の物件において、入居者間で発生するトラブルについて以下の問題に注意しましょう。

生活音・騒音問題
隣室や上下階の生活音に対して、少しの物音でも気になる方は騒音に感じてしまうでしょう。生活音が響いたり騒音がひどかったりする場合は、原因の入居者様に状況確認の連絡を入れたり、貼り紙を作成したりと注意を促す必要があります。

ゴミ出しに関する問題
入居者様がゴミを出す曜日や場所を守らず、他の入居者様とトラブルになるケースがあります。この場合も、貼り紙などで注意喚起を行わなければなりません。

喫煙の問題
建物や敷地内が禁煙にも関わらず、入居者様が喫煙するケースがあるため、ポイ捨てを防ぐためにも喫煙トラブルの防止対策が重要です。

バルコニー・ベランダの使用に関する問題
区分所有法において、バルコニーやベランダは専用使用権を持ちつつ共用部にも該当します。入居者様が専用使用権を持つため、ある程度は自由に私物を置けますが、避難経路として使用する場合を考え、邪魔にならないように考慮して置かなければなりません。

ペットに関する問題
物件の管理規約でペットの飼育を禁止している場合、入居者様がペットを飼育していたら、規約違反として退去を求めることが可能です。しかし、即日退去は難しいため、問題解決まで時間がかかるトラブルといえます。

建物のトラブル

自主管理の物件では、建物の不具合にも注意しなければなりません。建物の劣化や不具合から起きるトラブルは、主に以下のような問題が挙げられます。

水漏れ・雨漏り
入居者様から水漏れや雨漏りのクレームを受けた場合は、オーナー様や管理組合が修理業者を手配し、問題が起きている部屋へ連絡します。
また、水漏れにより被害が出た場合、リフォーム業者の手配も行う必要があります。

外壁落下
建物の経年劣化によって、外側の外壁が崩れて落下してしまうと、近隣の建物や住人に迷惑がかかります。こういったトラブルを防ぐためにも、定期的な点検や大規模修繕の計画が重要です。

物件の自主管理を、長期的に継続していくのが難しいと感じるオーナー様や管理組合の方もいるでしょう。長期の自主管理による資産価値の低下といったリスクを考慮し、管理方法を委託管理に切り替えるケースも少なくありません。

委託管理への切り替えを検討している方は、委託管理のメリットや移行時の注意点を確認しておくと良いでしょう。

専門知識を持つスタッフがサポートしてくれる

委託管理を請け負う管理会社には、不動産や建築、会計の専門知識を持ったスタッフが在籍しているため、管理運営について適切なサポートを受けられるのがメリットです。修繕計画の策定や修繕費用の管理、法改正への対応、会計処理などの業務も任せられます。

また、管理会社によっては、24時間対応の緊急時用のサポートを提供している会社もあります。設備の故障といった突発的なトラブルが発生した際でも、緊急時用のサポートを利用できれば、迅速な対応が可能になり、問題解決もスムーズに進められるでしょう。

管理組合役員の負担も軽減できる

自主管理は日常的な管理業務の他に、書類作成や経費の管理、トラブル対応といったさまざまな業務を行わなくてはならず、負担も大きいのが特徴です。しかし、委託管理であれば管理会社に業務を一任できるため、オーナー様や管理組合の負担を大幅に軽減することが可能です。

委託管理では管理組合員の負担も軽減できることから、組合役員の人員不足も解消できる可能性があります。

委託管理へ切り替える際の注意点

自主管理から委託管理に切り替えてからも、オーナー様や管理組合が主体となって、管理会社と協力して管理業務を行う必要があります。定期点検での建物の確認や、修繕計画の策定などの業務を完全に管理会社へ任せるのではなく、オーナー様や管理組合も積極的に関わっていくことが重要です。

また、委託管理に切り替える場合は、入居者様の理解と協力が必要です。管理方法をスムーズに切り替えるためにも、情報提示と丁寧な説明を行います。

自主管理から管理方法を委託管理に切り替える際の手順は以下の通りです。スムーズに移行できるように、全体の流れを確認しておきましょう。

1.委託管理が必要かを議論・検討する

まずは、委託管理が必要かどうかを検討します。始めに、自主管理を継続することで発生する課題や現在の問題点を洗い出し、委託管理のメリットと比較しましょう。

分譲マンションであれば、管理組合で委託管理の必要性を議論します。管理組合の中で完結させず、入居者様にアンケート調査を行ったり、説明会を開催したりするのも一つの手です。

2.委託する管理会社を選ぶ

次は、委託管理を依頼する管理会社を選びましょう。管理会社は1社だけでなく、複数社に見積もりを依頼して比較・検討します。
管理会社を選ぶ際は、以下の点に注意しましょう。

実績や評判を確認する
依頼を考えている管理会社の管理実績や、管理物件数を確認しましょう。不動産の情報サイトや口コミサイトなどで、管理会社の評判もチェックすると安心です。

適正な委託費用か確認する
委託費用がサービスに対して適切かどうか、見積もりの内訳を把握し費用が妥当かを判断します。安価であれば良いというわけではなく、サービスの内容・質と費用でバランスが取れているかが重要です。

迅速な対応ができるか確認する
オーナー様や管理組合からの問い合わせ・要望に対し、管理会社が迅速に対応できるかどうかを確認します。

3.総会で決議し、承認が得られたら契約を締結する

分譲マンションの管理組合で建物を管理運営している場合は、総会で委託管理への切り替えを決議しなければなりません。総会で委託管理が承認されたら、選んだ管理会社と契約を締結します。

契約時に必要な契約書を見て、詳細をしっかりと確認しましょう。契約書には、委託費用や委託する管理業務の内容、契約期間など重要な項目が書かれています。

4.業務の引き継ぎ

ここまで進んだら、最後は管理業務の引き継ぎを行います。引き継ぎの際は管理会社と密接な連携を取り、情報漏れがないように注意しましょう。
管理業務の引き継ぎは、主に以下の作業を進めていきます。

●入居者情報の引き継ぎを行い、管理体制が新しくなることを入居者様へ説明する
●建物や設備、修繕履歴といった資料の他に、鍵や備品の引き継ぎを行う
●管理事務室や管理用備品を準備する
●管理組合で使用する書類や資料の引き継ぎを行う

自主管理のデメリットやリスクについて解説しましたが、自主管理にはメリットも存在します。最後に、自主管理のメリットを4つ確認しましょう。

管理会社への委託費用がかからない

管理会社の委託費用がかからない点は、自主管理の大きなメリットといえるでしょう。管理会社に委託する場合は、委託費用や管理費が毎月発生するのが基本です。

自主管理で行わなければならない管理業務は多岐に渡り、負担や手間もかかりますが、その分委託費用を大きく削減できます。

柔軟な管理運営が可能になる

自主管理であれば、保守点検の頻度や共用部分の利用規則の変更、修繕のタイミングなどを入居者様の意見・意向に沿って行うことができます。緊急で設備を更新・修理したい場合も、入居者様の合意を得ることで対応が可能です。

入居者同士の交流が深まる

委託管理とは異なり、自主管理では窓口がオーナー様になります。そのため、入居者様からの意見や要望を直接聞くことが可能です。

また、自主管理マンションであれば組合活動も活発になり、入居者同士の交流が深まるでしょう。入居者間でのコミュニケーションが増えれば、犯罪や孤独死の発生を抑えられます。

管理に対して入居者の意識が高まる

自主管理マンションの場合、管理組合を中心に管理業務を行うため、入居者様の建物管理に対する意識が高まりやすいといえます。管理意識が高まることで、建物の些細な問題点にも気付きやすくなり、細やかな管理業務を実施できるでしょう。

物件の自主管理には「やばい」といったネガティブな意見も見られます。これは、自主管理にさまざまなデメリットやリスクがあるためです。
自主管理のデメリットとしては、適切な管理が難しい点や資産価値が下がる可能性がある点が挙げられます。管理会社に委託しないことから管理の手間や負担も大きく、トラブルに適切な対応ができないと問題が悪化するリスクもあります。

自主管理の継続が難しいと判断できる場合は、委託管理への移行も検討すると良いでしょう。委託費用は発生しますが、管理業務の負担を大幅に軽減でき、専門知識を持つ管理会社のスタッフから管理について適切なサポートが受けられます。