不動産管理会社の業務内容は？大手に依頼するメリットとは

不動産管理会社とは、不動産を所有しているオーナー様に代わり日常的な管理や契約を代行する会社です。ここでは、その業務内容と種類を紹介します。

不動産管理会社が行う業務内容

不動産管理会社が代行する業務は、事務的な業務から建物の管理業務と多岐にわたります。以下が大まかな業務内容です。

入居者の募集
管理している物件を効率的に運用するためには、空室をできる限りつくらないような入居者募集が必要でしょう。空室は収入の減少に直結するため、オーナー様と不動産管理会社の双方に不利益を被ります。空室をつくらない賃貸物件を運営するためには「家賃設定の適正化」が重要とされています。

契約の手続きや更新
新規の入居者様との契約手続きや、既存の入居者様との契約期間更新手続きなどをオーナー様に代わり行います。

退去時の立会い・清算
入居者様とともに退去時の状況確認に立会い、敷金の清算を行います。特に、退去時には部屋内の状態により修繕箇所が増えるため、敷金では原状回復にかかる費用をまかなえないこともあります。対応によっては、入居者様とのトラブルに発展する恐れもある業務です。

家賃集金
不動産管理会社は、入居者様から毎月の家賃を集金する業務も代行します。また、家賃の滞納が生じている場合には、督促を行い円滑な家賃収集に努めます。

清掃
エントランスや階段、ゴミ捨て場などの共用部を清潔に保ち、入居者様に快適な住居環境を提供するために必要な業務です。

修繕工事の手配
入居者様の退去後に原状回復のために、修繕工事を手配します。特に、床や壁紙などは張り替えが必要になるケースが多いでしょう。

建物と設備の維持管理
建物と設備の状態を適正に維持しているか判断するため、定期的な点検が必要です。点検には不動産管理会社が自主的に行う「任意点検」と法律で義務化されている「法定点検」があります。法定点検は主に消防設備・水道設備・エレベーターなどの建築設備などに分けられているのが特徴です。

長期修繕計画の作成
建物や設備は、経年的に劣化します。劣化した状態を放置すると破損が生じ、修繕以上に多額の費用が必要になる恐れがあるのです。長期修繕計画は、このような事態を防ぐために、あらかじめ修繕時期を設定して計画的に設備性能と実用性を支障がない程度まで回復させます。

入居者対応
賃貸物件は、価値観の異なる入居者様が1つの建物を共同で利用していることから、さまざまなクレームや問題が生じるケースがあります。こうしたトラブルへの円満な対処も、不動産管理会社の役割です。また、トラブルは昼夜を問わず生じ、不満を持つ入居者様に対応する精神的な負担も大きいため、多くのオーナー様は管理会社に対応を委託する傾向があります。

不動産管理会社の種類

不動産管理会社は「入居者との仲介を専門にしている会社」「建物の管理を専門にしている会社」もしくは「その両方を行う会社」に分類されます。
仲介業務を専門としている会社は、オーナー様と入居者様の間に立って物件の提案や契約を行う業種です。数多くの賃貸物件を仲介している実績があるため、集客能力に優れています。
建物管理を専門としている会社は、物件の管理業務に秀でており、ノウハウを持ち合わせた人材がそろっています。そのため、環境維持や点検業務を円滑に行うことができるでしょう。
仲介業務と建物管理業務の双方を受託している不動産管理会社は、1社でオーナー様を総合的にサポートできる体制が整っているのが特徴があるといえます。不動産の仲介と管理を一括で行い、委託手続きも簡単に済ませられることから、利便性に優れているといえるでしょう。また、多様な業務を受け持っている経験から、高いトラブル解決能力を持ち合わせています。

不動産管理会社との契約方法

不動産管理会社との契約は「媒介契約」と「代理契約」に分けられます。

媒介契約
媒介契約はオーナー様と入居者様の間に管理会社が入り、管理業務を行う形態です。媒介契約における不動産管理会社は、オーナー様のサポートに徹します。そのため、入居者様の審査・賃貸契約などの業務はオーナー様が行い、不動産管理会社が行うことはありません。また、媒介契約では複数の不動産管理会社に業務委託できます。そのため、前述した業務内容の一部を複数の不動産管理会社に委託する（一部委託型）ことも可能です。一方で全ての業務をまとめて委託する（一括委託型）場合もあり、こちらの方法で委託しているオーナー様が大半であるといわれています。

代理契約
代理契約では、オーナー様が行う範囲の業務も不動産管理会社が代行します。媒介契約では行っていなかった入居者様の審査・賃貸契約締結も行うこともあります。一読すると、一括委託型と同じように思えるかもしれません。しかし、代理契約の場合はオーナー様の承諾なしに不動産管理会社による、入居者様との契約締結が可能です。場合によってはオーナー様の意向にそぐわない入居希望者と契約してしまうリスクがあります。

大手の不動産管理会社を選ぶことでどのようなメリットを得られるでしょうか。ここでは、大手ならではのメリットを解説します。

ノウハウや実績が豊富にある

大手の不動産管理会社は、長年にわたり経営を行い、業績を維持している会社が大半を占めます。安定した会社経営を行うためのノウハウと実績が蓄積されていることから信頼性は高いといえるでしょう。また、修繕や修理を担当する業者とのつながりもしっかりと構築されていることが多く、問題解決も円滑に行える可能性があります。

経営が安定している

不動産管理業務を委託する上で、委託先の経営状況を把握することは重要です。仮に経営状況が悪化し倒産してしまうと、家賃収入や預り金が受け取れない、入居者様への対応が困難になるなどの不利益を被る恐れがあります。法律上、不動産管理会社が家賃を保証する義務がないため、受け取れなかった家賃が返ってくる保証はありません。大手と呼ばれる不動産管理会社の多くは経営状況が安定している傾向があります。大手の会社を選ぶことで、不動産の管理を任せる管理会社の倒産リスクから回避できる可能性があります。

高い集客力がある

集客能力が高い会社ほど、入居契約に至る機会が多く得られるでしょう。広告宣伝活動に力を入れている、賃貸物件の掲載サイトで情報が充実している、アクセスが便利な場所に実店舗を構えているといった会社は集客力に期待できます。大手の不動産管理会社は、幅広いマーケティング戦略を展開していることが多く、高い集客力を持ち合わせているのが特徴です。

サービスの質が保たれている

大手の不動産管理会社は、人材が豊富であり業務マニュアルも整備されています。そのため、サービスの質が一定水準で保たれている傾向があります。縦のつながりも豊富であるため、担当者が解決できない問題に直面しても、経験豊富な上司の助けにより解決策を見出せる可能性があります。

不動産管理は、誰もが知っているような大手の会社に依頼するのが一般的とされる場合もありますが、必ずしも最適とは限りません。大手の管理会社への依頼にもデメリットが存在します。

管理手数料が高い傾向にある

大手の不動産管理会社は、管理手数料の相場が高い傾向にあるようです。中小規模の管理会社では家賃収入の約3～5％が相場といわれていますが、大手の管理会社では家賃収入の約5～10％が相場となっているため、割高に感じることでしょう。また、資産的価値の高い物件は家賃相場も高額になる傾向があるため、より管理手数料も高くなります。

対応に時間がかかるケースもある

規模の大きい大手の管理会社では、トラブル発生時の対応もマニュアル化されていることが多く、場合によっては担当者判断では対応できない場合もあります。上司の判断を仰ぐために時間を要するため、対応に時間がかかるケースもあるでしょう。また、現場での融通が利かせにくいことも考えられます。

入居者との関係性が希薄

大手の不動産管理会社の担当者と入居者様は、有事の際以外に接点が少ないかもしれません。例えば、退去時の立会いや消防設備点検などは、外部委託の業者が対応している場合もあるでしょう。入居者様と管理会社担当者の関係性が薄いと、物件の問題点に気付くのが遅れる原因になる可能性があります。

担当者の変更が多い

オーナー様と担当者は、大事なビジネスパートナーであるため、信頼関係を構築することが重要です。しかし、大手の会社は異動による配置転換などで担当者の変更がたびたび生じます。担当者が変更になるとせっかく築いた信頼関係も一からやり直しです。また、新しい担当者の経験や能力も未知数のため、オーナー様にとっては不安のタネになる恐れがあるでしょう。

全国的に事業を展開し、幅広く多数の物件を扱っている大手の不動産管理会社と対照的に、地域に密着した不動産管理を行っている会社も数多くあります。地域密着型と呼ばれる会社にはどのような特徴があるのでしょうか。

地域密着型の管理会社のメリット

地域密着型の不動産管理会社に共通しているのは、組織の規模が比較的小さいという点です。組織としての規模が小さいということは、管理会社の窓口である担当者との距離も近く、大手と比べると接点を持つ機会が多くなります。そのため、ささいなことでも相談しやすく手厚いサポートが得られる可能性があるでしょう。また、実店舗と管理物件との物理的な距離も近いため、担当者の小回りが利く、トラブルへの迅速な対応も期待できます。
また、地域や住んでいる人の特色も理解が深く、問題を抱える物件に対して有効な改善策を提案してくれるかもしれません。なお、管理委託料に関しても大手の不動産管理会社よりも割安な傾向にあるようです。

地域密着型の管理会社のデメリット

地域密着型の不動産管理会社は、良くも悪くも組織としては成熟していない会社が多い傾向にあります。例えば、業務マニュアルが整備されておらず、担当者によってサービスの質にばらつきがあるケースがあるかもしれません。また、小規模の会社が多く、情報収集で遅れを取りやすいため、不動産業界の情報も最新ではないこともあるでしょう。管理手法がやや古い場合もあるかもしれません。また、地域によっては慢性的な人材不足に悩まされている会社も少なくありません。人手不足により対応が遅れてしまう恐れもあります。

不動産管理会社を選定する際にいくつか押さえておきたいポイントがあります。不動産の資産運用に成功すれば、安定した収入を得られる反面、失敗すると取り返しのつかない事態に発展する恐れもあるでしょう。ここでは、成功につながる不動産管理会社選びのポイントを紹介します。

管理手数料が適正か

不動産管理会社に管理業務を委託する場合には、管理手数料が発生します。管理手数料が安いに越したことはありませんが、その価格に対してサービスが適正なのか見極めることがポイントです。安い管理手数料にひかれて契約したら、実は管理がずさんな会社だったという事態にならないためにも、業務内容と求めるニーズが合致していることが重要です。

迅速に対応してくれるか

トラブル対応の体制が整備されているかということは、不動産管理選定に非常に重要なポイントです。対応が遅かったり、対応の内容が不十分であったりすると、入居者様の不満につながって退去してしまう恐れもあります。アパートやマンションといった集合住宅は、さまざまな価値観を持った人が生活しているため、いつトラブルが発生するか予測できません。そのため、24時間対応可能な会社に管理を委託することが安心といえます。

掲載物件数を多く掲載しているか

物件紹介サイトや自社ホームページ上の掲載物件数が多いということは、それだけ管理している物件数が多いと考えられます。多くの顧客を抱えていることの裏付けにもなるため、不動産管理会社の信頼度を客観的に判断できる一つの指標になるでしょう。

空室対策がしっかりしているか

管理物件に空室が生じた場合に、新規入居者を獲得するための対策を打ち出せる会社であるのは管理会社選定の重要なポイントです。客観的に判断するには、空室率や平均空室期間を参考にするとよいかもしれません。また、入居者募集中のページ上で物件に関する情報が豊富であったり、物件内部の写真も見栄え良く写されていたりすれば、空室を改善しようとする姿勢が見受けられるでしょう。

家賃回収率は高いか

家賃滞納はオーナー様と管理会社の双方に不利益を被る恐れがあるため、家賃をしっかり回収できる会社かどうかは大きな判断基準になります。入居契約時に家賃保証会社への加入を義務付けている場合が多いため、家賃収入への影響は大きくならないかもしれません。しかし、滞納者へスムーズな対応は重要な管理業務の一つです。督促手段などを確認しておきましょう。

不動産管理会社は、入居契約などの事務的な業務から設備の点検や清掃といった建物管理業務まで、物件のオーナー様から委託されて行います。その中でも大手の不動産管理会社は、安定した経営基盤を確立しており、業績も安定しているため、倒産リスクが比較的低い傾向があります。また、長年のノウハウと多彩なマーケティング戦略による高い集客力を持ち合わせているため、空室や入居者トラブルなどの問題に対しても有効な解決策を提案できるでしょう。
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